Zarządzanie kontami (Microsoft 365 / Google Workspace)

Pierwsze pytanie przy przejmowaniu Microsoft 365 albo Google Workspace: za ile licencji płacisz, a ile osób faktycznie u Ciebie pracuje. Różnica bywa spora i to najszybciej policzalny skutek bałaganu w kontach. Gorszy skutek trudniej zobaczyć - skrzynka osoby, która odeszła pół roku temu, nadal działa.

Porządek, od którego zaczynam

Wypisuję wszystkie konta i przypisuję każde do żyjącej osoby albo do konkretnej funkcji. Konta bez właściciela to zwykle stare skrzynki działowe i konta serwisowe założone "na chwilę" lata temu. Potem uprawnienia i grupy, ze szczególnym spojrzeniem na osoby z prawami administratora. Kolejność ma znaczenie: nadawanie uprawnień grupami przy bałaganie w kontach ten bałagan powiela.

Migracja poczty bez dnia bez maila

Przenoszę pocztę i dane między Microsoft 365 a Google Workspace oraz ze starych serwerów pocztowych. Najpierw kopiuję zawartość skrzynek w tle, przy działającej starej poczcie, potem w umówionym momencie przełączam rekordy MX, na koniec dociągam to, co przyszło w międzyczasie. Realna przerwa to zwykle kilkanaście minut, nie cały weekend. Najwięcej kłopotu robią nie skrzynki, tylko kalendarze i zasoby udostępnione między pracownikami - sprawdzam je osobno.

Ustawienia bezpieczeństwa, których nie negocjuję

• Dwuskładnikowe logowanie dla wszystkich, nie tylko dla zarządu. Wyłudzenie hasła trafia najczęściej w księgowość i handlowca.
• Spisana zasada odejścia pracownika: blokada logowania tego samego dnia, przekazanie skrzynki przełożonemu, zdjęcie licencji. Spisana, bo pamięć tu zawodzi zawsze.
• Kontrola reguł przekierowania poczty na zewnątrz - typowy ślad po włamaniu, którego nikt nie ogląda, dopóki nie jest za późno.
• Osobne konto administratora, z którego nie czyta się poczty na co dzień.

Kiedy poradzisz sobie bez mnie

Jeśli masz do pięciu skrzynek, wszyscy pracują na jednym pakiecie i nie przenosisz danych ze starego systemu, założenie kont i włączenie 2FA to praca na jedno popołudnie z dokumentacji producenta. Wołaj mnie przy migracji, przejmowaniu środowiska po kimś innym albo gdy coś już się wydarzyło.

Co zwykle chcą wiedzieć

Czy migrujesz pocztę?

Tak, między Microsoft 365 a Google Workspace w obie strony oraz ze starych serwerów IMAP i skrzynek hostingowych, razem z kalendarzami, kontaktami i dyskiem.

Microsoft 365 czy Google Workspace?

Jeśli firma żyje w Excelu i Wordzie oraz używa programów instalowanych na komputerach, wybieram Microsoft 365; jeśli praca toczy się w przeglądarce, Google Workspace. Nie namawiam do zmiany, gdy obecne działa - migracja kosztuje więcej niż różnica w abonamencie.

Czy zajmujesz się kontami na bieżąco?

Tak, w ramach stałej obsługi, czyli outsourcingu IT. Jednorazowe porządki, migracje i wdrożenia robię także osobno, bez stałej umowy.