Integracja sklepu z Subiektem GT to połączenie programu magazynowo-handlowego InsERT z platformą e-commerce (PrestaShop lub WooCommerce), dzięki któremu stany magazynowe, ceny, zamówienia i faktury wymieniają się automatycznie zamiast być przepisywane ręcznie. IThandy (Stanisław Sterkowski) wdraża takie integracje dla małych i średnich firm w Warszawie i zdalnie - od mapowania kartotek po harmonogram synchronizacji. W efekcie zamówienie ze sklepu trafia do Subiekta jako dokument handlowy, a aktualne stany wracają do sklepu bez Twojego udziału.
- Integracja eliminuje ręczne przepisywanie zamówień, stanów i cen między Subiektem GT a sklepem.
- Synchronizują się stany magazynowe, ceny, zamówienia, statusy, kartoteki towarów i faktury.
- Tryb może być ręczny (na żądanie) lub automatyczny (harmonogram co kilka minut).
- Przy wielu kanałach sprzedaży rolę huba stanów najczęściej pełni BaseLinker.
- Najwięcej błędów bierze się ze złego mapowania SKU oraz cen netto/brutto - to ustawiam na starcie.
Po co integrować sklep z Subiektem GT
Jeśli prowadzisz magazyn w Subiekcie GT, a sprzedajesz też online, bez integracji utrzymujesz dwa osobne światy. Towar schodzi w sklepie stacjonarnym, ale w internecie nadal "jest dostępny" - i odwrotnie. Każde zamówienie ze sklepu przepisujesz ręcznie do Subiekta. To czasochłonne i podatne na błędy: literówka w ilości, pomylona cena, sprzedaż czegoś, czego już nie ma.
Integracja sprawia, że Subiekt GT pozostaje Twoim jedynym źródłem prawdy o magazynie i finansach, a sklep tylko prezentuje i przyjmuje zamówienia. Dane krążą w obie strony automatycznie, więc nie tracisz czasu na przepisywanie i nie sprzedajesz towaru, którego nie masz.
Przed integracją
- Ręczne przepisywanie zamówień do Subiekta
- Stany rozjeżdżają się między sklepem a magazynem
- Faktury wystawiane osobno, z opóźnieniem
- Błędy w ilościach i cenach
- Sprzedaż towaru, którego już nie ma
Po integracji
- Zamówienie samo trafia do Subiekta jako dokument
- Stany aktualne w sklepie i magazynie
- Faktura wystawiona jednym kliknięciem
- Ceny i ilości spójne na obu końcach
- Brak nadsprzedaży - stan pilnuje system
Co się synchronizuje
Zakres ustalam pod Twój proces, ale typowo wymianie podlegają:
- Stany magazynowe - aktualna ilość z Subiekta trafia do sklepu, dzięki czemu klient widzi realną dostępność.
- Ceny - cenniki z Subiekta (w tym ceny indywidualne i promocyjne) aktualizują się w sklepie.
- Zamówienia - zamówienie ze sklepu staje się w Subiekcie zamówieniem od klienta (ZK) lub od razu dokumentem handlowym.
- Statusy - zmiana statusu (np. "wysłane", numer listu przewozowego) wraca do sklepu i do klienta.
- Kartoteki towarów - nazwy, symbole (SKU), jednostki, stawki VAT i opisy podstawowe.
- Faktury i dokumenty - fakturę VAT lub paragon wystawiasz w Subiekcie, a numer dokumentu wraca do zamówienia w sklepie.
Tryby synchronizacji: ręczna czy automatyczna
Synchronizacja może działać w dwóch trybach i dobieram go do skali sprzedaży:
- Ręczna (na żądanie) - uruchamiasz wymianę przyciskiem, gdy chcesz. Sprawdza się przy niewielkiej liczbie zamówień i pełnej kontroli, ale wymaga pamiętania o klikaniu.
- Automatyczna (harmonogram) - wymiana startuje sama co kilka minut. To standard dla aktywnych sklepów: stany i zamówienia krążą bez Twojego udziału, a Ty tylko zatwierdzasz dokumenty w Subiekcie.
U mnie najczęściej konfiguruję tryb automatyczny dla stanów i zamówień, a wystawianie faktur zostawiam pod ręczną akceptację - to bezpieczny kompromis między wygodą a kontrolą.
Jak wygląda wdrożenie
Sprawdzam Twój Subiekt GT, sklep i proces sprzedaży. Ustalam, co ma się synchronizować i w którą stronę.
Dobieram narzędzie integrujące (dedykowany konektor lub BaseLinker) i przygotowuję środowisko oraz dostęp do bazy Subiekta.
Łączę kartoteki po SKU, ustawiam ceny netto/brutto, stawki VAT, magazyny i statusy. To etap, który decyduje o jakości.
Przepuszczam testowe zamówienia, sprawdzam stany, ceny i dokumenty, zanim cokolwiek pójdzie na produkcję.
Włączam synchronizację automatyczną, ustawiam interwał i monitoring, przekazuję Ci krótką instrukcję obsługi.
Na co uważać
Większość problemów z integracją bierze się z kilku miejsc, które pilnuję na starcie:
- Mapowanie SKU - symbole towaru w sklepie i w Subiekcie muszą być spójne. Bez jednoznacznego klucza system nie wie, który towar aktualizować.
- Ceny netto/brutto - Subiekt liczy często od netto, sklep pokazuje brutto. Źle ustawiona stawka VAT lub zaokrąglenie potrafią rozjechać cenniki o grosze albo złotówki.
- Wielokanałowość - jeśli sprzedajesz w sklepie i na marketplace, musisz zdecydować, kto pilnuje stanu, żeby nie sprzedać tego samego towaru dwa razy.
Subiekt GT a marketplace (BaseLinker jako hub stanów)
Gdy do sklepu dochodzi Allegro, Amazon czy eBay, bezpośrednia integracja Subiekt-sklep przestaje wystarczać, bo każdy kanał zdejmuje towar z tego samego magazynu. W takim układzie rolę centralnego huba przejmuje zwykle BaseLinker: zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów, pilnuje wspólnego stanu i wymienia dane z Subiektem GT. Sklep i marketplace dostają stany z jednego miejsca, a zamówienia spływają do Subiekta po fakturę. To rozwiązanie rekomenduję firmom sprzedającym na kilku platformach naraz.
Masz Subiekt GT i sklep, które żyją osobno? Połączę je tak, żeby stany i zamówienia chodziły same.
Zapytaj o wycenęFAQ
Czy integracja Subiekta GT ze sklepem działa w czasie rzeczywistym?
Najczęściej działa cyklicznie, w krótkich odstępach (np. co kilka minut przez harmonogram), a nie dosłownie sekunda po sekundzie. Dla większości sklepów taki interwał jest nieodróżnialny od czasu rzeczywistego, a odciąża bazę Subiekta.
Czy potrzebuję dodatkowego programu, czy wystarczy sam Subiekt GT?
Subiekt GT sam nie łączy się ze sklepem - potrzebny jest łącznik. Bywa to dedykowany konektor (np. moduł integrujący) albo BaseLinker jako pośrednik. Dobieram narzędzie do skali i liczby kanałów sprzedaży.
Co z fakturami - wystawią się automatycznie?
Mogą, ale zwykle zostawiam wystawianie faktur pod Twoją akceptację w Subiekcie. Numer dokumentu wraca wtedy do zamówienia w sklepie. Dzięki temu masz kontrolę nad tym, co i kiedy fakturujesz.
Czy integracja zadziała z PrestaShop i z WooCommerce?
Tak. Wdrażam integrację Subiekta GT zarówno z PrestaShop, jak i z WooCommerce. Różni się sposób połączenia i dostępne moduły, ale zakres synchronizacji (stany, ceny, zamówienia, faktury) jest analogiczny.
Ile trwa wdrożenie integracji?
Prosta integracja jednego sklepu z Subiektem GT to zwykle kilka dni roboczych z testami. Przy wielu kanałach, niestandardowych cennikach czy migracji kartotek czas rośnie. Dokładny zakres ustalam na konsultacji.