Integracja z ERP (Subiekt GT)

Pytanie na pierwszej rozmowie jest zawsze to samo: czy po integracji stany w sklepie będą się zgadzać z Subiektem. Będą, jeśli ustalimy, który system ma rację. Integracja tego nie rozstrzyga, tylko powiela decyzję podjętą na starcie.

Co się rozjeżdża najczęściej

Nie stany, tylko kartoteki. W Subiekcie ten sam towar bywa dwa razy, raz z hurtowni, raz wprowadzony ręcznie, z innym symbolem. W sklepie ma trzeci kod. Dopóki tego nie posprzątamy, integracja będzie sumiennie synchronizowała dwa różne produkty. Drugi klasyk to jednostki: sklep sprzedaje sztuki, magazyn wydaje opakowania po sześć, a przelicznika nikt nie zapisał.

Zanim cokolwiek podłączę, porządkuję indeksy

Zaczynam od zestawienia kartotek po obu stronach: duplikaty, braki, towary bez jednoznacznego symbolu. Przy kilku tysiącach pozycji uzgodnienie zajmuje kilka dni i wymaga decyzji, których nie podejmę za Ciebie.

W którą stronę płyną dane

Domyślnie Subiekt jest źródłem prawdy dla stanów, cen i kartotek, a sklep źródłem zamówień. Odwrotny układ ma sens tylko wtedy, gdy sprzedaż online jest kanałem głównym, a Subiekt służy głównie rozliczeniom. Wybieramy to razem.

• Wymiana danych między sklepem a Subiektem GT w ustalonym kierunku i o ustalonych porach, poza godzinami inwentaryzacji.
• Synchronizacja stanów, cen i kartotek, z mapowaniem asortymentu, wariantów i przeliczników jednostek.
• Przenoszenie zamówień do Subiekta razem z danymi do faktury i sposobem dostawy.
• Automatyzacja wystawiania dokumentów dla zamówień spełniających ustalone warunki. Reszta czeka na ręczną akceptację, bo automat fakturujący zamówienie z błędnym NIP-em robi więcej szkody niż pożytku.

Kiedy odradzam integrację z ERP

Jeśli masz kilkadziesiąt zamówień miesięcznie i osobę, która i tak wchodzi do Subiekta codziennie, integracja będzie droższa niż praca, którą oszczędza. Proponuję wtedy import zamówień plikiem. Odradzam ją też, dopóki Subiekt stoi na komputerze pod biurkiem wyłączanym na noc: wymiana danych wymaga stałej dostępności bazy.

Najczęstsze pytania

Czy integrujesz Subiekt GT?

Tak, pracuję z nim na co dzień i utrzymuję takie integracje po uruchomieniu. Znam jego ograniczenia przy równoległym dostępie z kilku stanowisk.

Czy synchronizacja działa w czasie rzeczywistym?

Rzadko. Zwykle stany idą co kilkanaście minut, a kartoteki i ceny raz lub kilka razy dziennie. Częstsze odpytywanie obciąża bazę i spowalnia pracę osobom, które fakturują w Subiekcie.

Co, jeśli integracja przestanie działać na kilka godzin?

Zamówienia nie giną, czekają w kolejce i wchodzą po przywróceniu połączenia. Ustawiam powiadomienie, żebyś dowiedział się o przerwie ode mnie, a nie od klienta.