KSeF (Krajowy System e-Faktur) staje się obowiązkowy w 2026 roku: od 1 lutego dla firm z obrotem ponad 200 mln zł w 2024 roku, a od 1 kwietnia dla pozostałych podatników, w tym MŚP prowadzących sklep internetowy. Faktur nie wystawia się bezpośrednio w PrestaShop - sklep przekazuje dane zamówienia do systemu fakturowego lub ERP (np. Subiekt GT), który tworzy e-fakturę w strukturze FA(3) i wysyła ją do KSeF. Poniżej tłumaczę, kogo i od kiedy obowiązuje KSeF, jak realnie dotyczy to sklepu PrestaShop oraz co zrobić krok po kroku.
- KSeF obowiązkowy: od 1 lutego 2026 (obrót ponad 200 mln zł w 2024), od 1 kwietnia 2026 (pozostali), od 1 stycznia 2027 (najmniejsi, sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie).
- Odbiór faktur w KSeF obowiązuje wszystkich już od 1 lutego 2026, niezależnie od tego, czy sam je tam wystawiasz.
- Faktur nie wystawisz wprost w PrestaShop - robi to ERP lub system fakturowy zintegrowany ze sklepem, w strukturze FA(3).
- Do 31 grudnia 2026 trwa okres przejściowy bez kar; sankcje wchodzą od 1 stycznia 2027.
- Najpewniejszy układ dla sklepu to PrestaShop + ERP (np. Subiekt GT) + bramka KSeF.
Czym jest KSeF i struktura FA(3)
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, w którym podatnicy wystawiają, wysyłają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Faktura nie krąży już jako PDF w mailu - trafia do bazy administracji skarbowej, otrzymuje numer KSeF i tam jest udostępniana nabywcy. Dokumenty mają jednolity format: aktualnie obowiązuje struktura logiczna FA(3), czyli ściśle opisany plik XML, w którym każde pole (NIP, kwoty, stawki VAT, daty, pozycje) ma swoje miejsce.
To kluczowa zmiana mentalna dla właściciela sklepu: e-faktura w KSeF to nie ładnie sformatowany wydruk, tylko poprawny technicznie XML zgodny ze schemą. Dlatego dane w Twoim sklepie i w systemie fakturowym muszą być czyste i kompletne, bo system odrzuci dokument z błędami strukturalnymi.
Kogo i od kiedy obowiązuje KSeF w 2026
Harmonogram jest etapowy i zależy od wielkości firmy oraz obrotu. Dla typowego sklepu MŚP najważniejsza jest data 1 kwietnia 2026.
| Termin | Kogo dotyczy |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Podatnicy, których sprzedaż (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Od tej daty wszyscy odbierają faktury w KSeF. |
| 1 kwietnia 2026 | Pozostali przedsiębiorcy, w tym jednoosobowe działalności, spółki i sklepy internetowe MŚP - obowiązek wystawiania faktur w KSeF. |
| 1 stycznia 2027 | Najmniejsi podatnicy, u których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł - odroczenie obowiązku wystawiania. |
Do 31 grudnia 2026 trwa okres przejściowy bez kar finansowych. Faktury z kasy fiskalnej oraz faktury uproszczone (paragon z NIP do 450 zł) można wystawiać na dotychczasowych zasadach do końca 2026 roku. Sankcje - sięgające nawet 100% kwoty VAT z faktury - zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027. To nie powód, żeby zwlekać: technicznie i tak musisz być gotowy na 1 kwietnia.
Jak KSeF dotyczy sklepu PrestaShop
Tu rozwiewam częste nieporozumienie: faktur do KSeF nie wystawia się wprost w PrestaShop. PrestaShop generuje wewnętrzne dokumenty sprzedaży (PDF zamówienia, faktura w panelu), ale to nie są dokumenty zgodne ze strukturą FA(3) i sklep sam z siebie nie ma połączenia z bramką KSeF. Standardowy moduł faktur w PrestaShop to dokument pomocniczy, a nie e-faktura w rozumieniu przepisów.
W praktyce sklep jest źródłem danych, a dokument księgowy powstaje w systemie fakturowym lub ERP. Przepływ wygląda tak: klient składa zamówienie w PrestaShop, dane zamówienia (kontrahent, NIP, pozycje, kwoty, stawki VAT) trafiają do ERP lub systemu fakturowego, ten tworzy e-fakturę FA(3) i wysyła ją do KSeF, a numer KSeF i status wracają do procesu obsługi zamówienia. Dlatego porządna integracja z ERP jest fundamentem gotowości na KSeF.
Warianty integracji
W zależności od skali i tego, czym już dysponujesz, rekomenduję jedną z dwóch dróg. Obie analizuję pod kątem Twojego sklepu, zanim cokolwiek wdrażam.
PrestaShop + ERP (np. Subiekt GT)
- Faktury powstają w ERP, który ma własną obsługę KSeF lub bramkę.
- Jedno źródło danych o sprzedaży, magazynie i kontrahentach.
- Najlepsze, gdy już prowadzisz księgowość i magazyn w ERP.
- Wymaga sprawnej synchronizacji zamówień sklep - ERP.
PrestaShop + system fakturowy z KSeF
- Faktury powstają w zewnętrznym systemie fakturowym z modułem KSeF.
- Lżejsze wdrożenie dla sklepów bez rozbudowanego ERP.
- Dane zamówień przekazywane integracją lub modułem.
- Trzeba zadbać o spójność danych kontrahenta i stawek VAT.
W obu wariantach PrestaShop nie wysyła nic do KSeF samodzielnie. Rolą sklepu jest dostarczyć poprawne, kompletne dane: prawidłowy NIP nabywcy w zamówieniach B2B, właściwe stawki VAT na produktach, poprawne dane sprzedawcy i jednolite oznaczenia pozycji.
Co zrobić krok po kroku
Przy okazji tego projektu warto zajrzeć też w zgodność z RODO i bezpieczeństwo IT - przepływ faktur to dane osobowe i finansowe, więc dostęp do bramki i tokenów trzeba odpowiednio zabezpieczyć. Jeśli planujesz większe porządki, dobrym punktem startu jest audyt procesów w firmie e-commerce.
Najczęstsze błędy
Najgroźniejszy błąd to założenie, że PrestaShop sam ogarnie KSeF, i odkładanie tematu na ostatnią chwilę. Sklep to tylko źródło danych - jeśli dane są niespójne, integracja będzie zwracać błędy. Druga pułapka to brak prawidłowego NIP w zamówieniach B2B; bez niego e-faktura w KSeF jest niepoprawna. Trzecia to ignorowanie obowiązku odbioru faktur, który wchodzi wcześniej niż obowiązek wystawiania.
Dlatego do wdrożenia podchodzę najpierw od strony porządku w danych i procesie, a dopiero potem od bramki KSeF. Taką gotowość przygotowuję w ramach integracji z ERP Subiekt GT oraz opieki nad sklepem.
Chcesz mieć sklep PrestaShop gotowy na KSeF przed 1 kwietnia 2026? Sprawdzę Twój przepływ faktur i dobiorę integrację z ERP lub systemem fakturowym.
Zapytaj o wycenę
Administrator IT i wykonawca e-commerce. Warszawa i zdalnie.
FAQ
Czy fakturę KSeF wystawia się w PrestaShop?
Nie. PrestaShop generuje dokument pomocniczy, ale e-faktura w strukturze FA(3) powstaje w systemie fakturowym lub ERP (np. Subiekt GT) i stamtąd trafia do KSeF. Sklep dostarcza dane, integracja tworzy i wysyła dokument.
Od kiedy KSeF obowiązuje mój sklep internetowy?
Dla większości sklepów MŚP obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się 1 kwietnia 2026. Firmy z obrotem ponad 200 mln zł w 2024 roku wchodzą od 1 lutego 2026, a najmniejsi podatnicy (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie) od 1 stycznia 2027.
Co to jest struktura FA(3)?
To obowiązujący format logiczny e-faktury w KSeF - plik XML o ściśle określonych polach (NIP, kwoty, stawki VAT, daty, pozycje). System odrzuca dokumenty niezgodne ze schemą, dlatego dane w sklepie muszą być kompletne i poprawne.
Czy muszę odbierać faktury w KSeF, jeśli sam jeszcze nie wystawiam?
Tak. Obowiązek odbioru faktur w KSeF dotyczy wszystkich podatników od 1 lutego 2026, niezależnie od tego, czy masz już obowiązek wystawiania. Dlatego konfiguruję także pobieranie faktur kosztowych od dostawców.
Czy są kary, jeśli nie zdążę na 1 kwietnia 2026?
Do 31 grudnia 2026 trwa okres przejściowy bez kar finansowych. Sankcje, sięgające nawet 100% kwoty VAT z faktury, zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027. Mimo to technicznie warto być gotowym na termin wejścia obowiązku.
Mam Subiekt GT - czy to wystarczy do KSeF?
Subiekt GT jest właściwym miejscem do wystawiania faktur i wysyłki do KSeF, ale musi otrzymywać ze sklepu komplet poprawnych danych. Konfiguruję synchronizację PrestaShop - Subiekt GT tak, aby zamówienia automatycznie zasilały dokumenty i nie powodowały odrzuceń w systemie.