KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł i od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych podatników, w tym sklepów internetowych MŚP. 1 stycznia 2027 obejmie także najmniejszych (sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie). Faktury dla konsumentów (B2C) nie muszą trafiać do KSeF. Faktur nie wystawia się bezpośrednio w PrestaShop - sklep przekazuje dane zamówienia do systemu fakturowego, ERP (np. Subiekt GT) albo Base (BaseLinker), który tworzy e-fakturę w strukturze FA(3) i wysyła ją do KSeF. Poniżej tłumaczę, kogo i od kiedy obowiązuje KSeF, jak dotyczy to sklepu PrestaShop i co zrobić krok po kroku. Treść zaktualizowałem 4 listopada 2026.
- KSeF obowiązkowy: od 1 lutego 2026 (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024), od 1 kwietnia 2026 (pozostali), od 1 stycznia 2027 (najmniejsi, sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie).
- Odbiór faktur w KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026.
- Faktury dla konsumentów (B2C) możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie. Obowiązek dotyczy faktur dla firm.
- Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł możesz wystawiać poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026.
- Kary do 100% VAT z faktury według ustawy od 1 stycznia 2027. Rządowy projekt przesuwa je na 1 stycznia 2028, ale nie jest jeszcze uchwalony.
- Faktur nie wystawisz wprost w PrestaShop - robi to ERP, Base lub system fakturowy zintegrowany ze sklepem, w strukturze FA(3).
Czym jest KSeF i struktura FA(3)
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, w którym podatnicy wystawiają, wysyłają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Faktura nie krąży już jako PDF w mailu - trafia do bazy administracji skarbowej, otrzymuje numer KSeF i tam jest udostępniana nabywcy. Dokumenty mają jednolity format: obowiązuje struktura logiczna FA(3), czyli ściśle opisany plik XML, w którym każde pole (NIP, kwoty, stawki VAT, daty, pozycje) ma swoje miejsce.
To kluczowa zmiana dla właściciela sklepu: e-faktura w KSeF to nie ładnie sformatowany wydruk, tylko poprawny technicznie XML zgodny ze schemą. Dane w Twoim sklepie i w systemie fakturowym muszą być czyste i kompletne, bo system odrzuci dokument z błędami strukturalnymi. Faktury przyjętej do KSeF nie da się edytować: każdą zmianę robisz fakturą korygującą w KSeF.
Kogo i od kiedy obowiązuje KSeF
Harmonogram jest etapowy i zależy od wielkości firmy. Dla typowego sklepu MŚP obowiązek trwa już od 1 kwietnia 2026, a 1 stycznia 2027 kończy się okres przejściowy.
| Termin | Kogo dotyczy |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Wystawianie: podatnicy, których sprzedaż (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Odbiór faktur w KSeF: wszyscy podatnicy. |
| 1 kwietnia 2026 | Pozostali przedsiębiorcy, w tym jednoosobowe działalności, spółki i sklepy internetowe MŚP. |
| 31 grudnia 2026 | Ostatni dzień faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP do 450 zł (faktur uproszczonych) poza KSeF. |
| 1 stycznia 2027 | Najmniejsi podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Według obecnej ustawy także start kar. |
Co dokładnie zmienia się dla sklepu 1 stycznia 2027 i jak się przygotować, opisuję w osobnym poradniku KSeF od 1 stycznia 2027: co musi zrobić sklep internetowy.
Faktury dla konsumentów (B2C)
Obowiązek KSeF dotyczy faktur dla firm. Faktury dla osób prywatnych nieprowadzących działalności możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie - przed 1 lutego 2026, teraz i po 1 stycznia 2027. Jeśli wystawisz fakturę B2C w KSeF, klient nie odbiera jej z systemu: sposób przekazania (np. PDF mailem) ustalasz z nim, najlepiej w regulaminie sklepu.
W sklepie internetowym ważne jest więc rozróżnienie w zamówieniu: osoba prywatna czy firma z NIP. Od tego zależy, czy faktura musi trafić do KSeF.
Kary: co mówi ustawa, a co projekt
Według ustawy z 5 sierpnia 2025 o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203) za wystawienie faktury poza KSeF, gdy był obowiązek, grozi kara pieniężna do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności. Okres bez kar trwa do 31 grudnia 2026, kary mają być stosowane od 1 stycznia 2027.
Gdy KSeF nie działa: tryby offline
Brak dostępu do KSeF nie zatrzymuje sprzedaży. Fakturę wystawiasz offline i dosyłasz ją do systemu w terminie, który zależy od trybu.
| Tryb | Kiedy | Termin dosłania do KSeF |
|---|---|---|
| Offline24 | Z dowolnego powodu po Twojej stronie, np. brak internetu | Niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu |
| Niedostępność KSeF | Ogłoszona niedostępność systemu | Najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności |
| Tryb awaryjny | Ogłoszona awaria KSeF | W ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
Faktura przekazana nabywcy poza KSeF (np. jako PDF) musi mieć kod QR z numerem KSeF. Faktura offline wysłana klientowi, zanim trafi do KSeF, ma dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Dobry program do faktur dodaje je sam - sprawdź to przed wdrożeniem.
Jak KSeF dotyczy sklepu PrestaShop
Tu rozwiewam częste nieporozumienie: faktur do KSeF nie wystawia się wprost w PrestaShop. PrestaShop generuje wewnętrzne dokumenty sprzedaży (PDF zamówienia, faktura w panelu), ale to nie są dokumenty zgodne ze strukturą FA(3) i sklep sam z siebie nie ma połączenia z KSeF. Standardowy moduł faktur w PrestaShop to dokument pomocniczy, a nie e-faktura w rozumieniu przepisów.
W praktyce sklep jest źródłem danych, a dokument księgowy powstaje w systemie fakturowym, ERP albo w Base. Przepływ wygląda tak: klient składa zamówienie w PrestaShop, dane zamówienia (kontrahent, NIP, pozycje, kwoty, stawki VAT) trafiają do systemu fakturowego, ten tworzy e-fakturę FA(3) i wysyła ją do KSeF, a numer KSeF i status wracają do obsługi zamówienia. Dlatego porządna integracja z ERP jest fundamentem gotowości na KSeF.
Warianty integracji
W zależności od skali i tego, czym już dysponujesz, rekomenduję jedną z dwóch dróg. Obie analizuję pod kątem Twojego sklepu, zanim cokolwiek wdrażam.
PrestaShop + ERP (np. Subiekt GT)
- Faktury powstają w ERP, który ma własną obsługę KSeF.
- Jedno źródło danych o sprzedaży, magazynie i kontrahentach.
- Odbiór faktur kosztowych w tym samym programie.
- Wymaga sprawnej synchronizacji zamówień sklep - ERP.
PrestaShop + Base lub system fakturowy
- Faktury powstają w Base (BaseLinker) albo w programie do faktur z KSeF.
- Lżejsze wdrożenie dla sklepów bez rozbudowanego ERP.
- Base wysyła do KSeF tylko faktury wystawione w Base i według swojej dokumentacji nie pobiera faktur zakupowych.
- Trzeba zadbać o spójność danych kontrahenta i stawek VAT.
W obu wariantach PrestaShop nie wysyła nic do KSeF samodzielnie. Rolą sklepu jest dostarczyć poprawne, kompletne dane: prawidłowy NIP nabywcy w zamówieniach B2B, właściwe stawki VAT na produktach i dostawie, poprawne dane sprzedawcy i jednolite oznaczenia pozycji.
Co zrobić krok po kroku
Przy okazji tego projektu warto zajrzeć też w zgodność z RODO i bezpieczeństwo IT - przepływ faktur to dane osobowe i finansowe, więc dostęp do KSeF i certyfikatów trzeba odpowiednio zabezpieczyć. Jeśli planujesz większe porządki, dobrym punktem startu jest audyt procesów w firmie e-commerce.
Najczęstsze błędy
Najgroźniejszy błąd to założenie, że PrestaShop sam ogarnie KSeF. Sklep to tylko źródło danych - jeśli dane są niespójne, integracja będzie zwracać błędy. Druga pułapka to brak NIP w zamówieniach B2B: jeśli sprzedaż poszła przez kasę, a paragon nie ma NIP nabywcy, faktury dla firmy do tego paragonu już nie wystawisz. Trzecia to dwa systemy wystawiające faktury naraz, np. PDF ze sklepu i faktura z Subiekta z innym numerem. Czwarta to korekty robione poza KSeF - nabywca nie wystawi już noty korygującej, a fakturę do złej firmy poprawiasz korektą do zera i nową fakturą.
Dlatego do wdrożenia podchodzę najpierw od strony porządku w danych i procesie, a dopiero potem od połączenia z KSeF. Taką gotowość przygotowuję w ramach integracji z ERP Subiekt GT oraz opieki nad sklepem.
Chcesz mieć sklep PrestaShop gotowy na KSeF przed 1 stycznia 2027? Sprawdzę Twój przepływ faktur i dobiorę integrację z ERP, Base lub systemem fakturowym.
Zapytaj o wycenę
Administrator IT i wykonawca e-commerce. Warszawa i zdalnie. Zaktualizowano 4.11.2026.
FAQ
Czy fakturę KSeF wystawia się w PrestaShop?
Nie. PrestaShop generuje dokument pomocniczy, ale e-faktura w strukturze FA(3) powstaje w systemie fakturowym lub ERP (np. Subiekt GT) albo w Base (BaseLinker) i stamtąd trafia do KSeF. Sklep dostarcza dane, integracja tworzy i wysyła dokument.
Od kiedy KSeF obowiązuje mój sklep internetowy?
Jeśli Twoja sprzedaż udokumentowana fakturami przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, faktury w KSeF wystawiasz od 1 kwietnia 2026 (największe firmy od 1 lutego 2026). Poniżej tego progu obowiązek zaczyna się 1 stycznia 2027. Odbierać faktury w KSeF musi każdy podatnik od 1 lutego 2026.
Czy faktury dla konsumentów muszą trafiać do KSeF?
Nie. Faktury dla osób prywatnych (B2C) możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie, także po 1 stycznia 2027. Jeśli to zrobisz, sposób przekazania faktury ustalasz z klientem, np. PDF wysłany mailem. Faktury dla firm muszą trafić do KSeF.
Co to jest struktura FA(3)?
To obowiązujący format logiczny e-faktury w KSeF - plik XML o ściśle określonych polach (NIP, kwoty, stawki VAT, daty, pozycje). System odrzuca dokumenty niezgodne ze schemą, dlatego dane w sklepie muszą być kompletne i poprawne.
Czy są kary za błędy w KSeF?
Według obowiązującej ustawy kary do 100% kwoty VAT z faktury (albo do 18,7% kwoty należności, gdy faktura nie wykazuje VAT) mają być stosowane od 1 stycznia 2027. 20 października 2026 rząd przyjął projekt, który przesuwa je na 1 stycznia 2028, a 4 listopada 2026 sejmowa komisja finansów publicznych przyjęła go bez poprawek. Do uchwalenia ustawy obowiązuje termin 2027, a obowiązek KSeF zostaje bez zmian.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Wystawiasz fakturę w trybie offline i dosyłasz ją do KSeF. W trybie offline24 i przy niedostępności KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym (po wystawieniu albo po zakończeniu niedostępności), a w trybie awaryjnym w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Faktury dla konsumentów też można wystawiać offline.
Mam Subiekt GT - czy to wystarczy do KSeF?
Subiekt GT obsługuje KSeF 2.0: wysyła faktury z korektami i pobiera faktury zakupowe, a z produkcyjnym KSeF łączy się przez certyfikat na bazie z zarejestrowaną licencją i Kontem InsERT. Musi jednak dostawać ze sklepu komplet poprawnych danych. Konfiguruję synchronizację PrestaShop - Subiekt GT tak, aby zamówienia automatycznie zasilały dokumenty i nie powodowały odrzuceń w KSeF.