Od 1 stycznia 2027 KSeF obowiązuje wszystkich podatników wystawiających faktury, także najmniejsze sklepy ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie, a faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP do 450 zł nie wystawisz już poza KSeF. Faktury dla konsumentów nadal nie muszą trafiać do KSeF. Kary z ustawy o VAT według obecnych przepisów ruszają 1 stycznia 2027, ale rządowy projekt przesuwa je na 1 stycznia 2028 (stan na 4 listopada 2026). Poniżej wyjaśniam, kogo dotyczy zmiana, gdzie powinna powstawać faktura w sklepie na PrestaShop lub WooCommerce (Subiekt GT, BaseLinker czy sam sklep) i co sprawdzić przed końcem roku. Jako IThandy (Stanisław Sterkowski, Warszawa i zdalnie) przygotowuję sklepy do KSeF w ramach integracji z ERP Subiekt GT.
- 1 stycznia 2027: KSeF obowiązkowy dla wszystkich, w tym dla firm ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie.
- Koniec wyjątków: faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026.
- B2C bez obowiązku: faktury dla konsumentów możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie i przekazać je w uzgodniony sposób, np. jako PDF.
- Kary: do 100% VAT z faktury według obecnej ustawy od 1.01.2027. Projekt rządowy przesuwa je na 1.01.2028, ale nie jest jeszcze uchwalony.
- Faktura powstaje w jednym miejscu: w ERP (np. Subiekt GT), w Base (BaseLinker) albo w programie do faktur. Sam PrestaShop czy WooCommerce nic do KSeF nie wysyła.
- Najczęstsze pułapki: brak pola NIP przed płatnością, faktury z dwóch systemów naraz, korekty i zwroty robione poza KSeF.
KSeF 2027 - dla kogo zmiana od 1 stycznia
KSeF (Krajowy System e-Faktur) wchodził etapami. Od 1 lutego 2026 faktury w KSeF wystawiają najwięksi podatnicy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 roku), a odbierają je wszyscy. Od 1 kwietnia 2026 wystawiają pozostali przedsiębiorcy. 1 stycznia 2027 to ostatni etap: kończą się zwolnienia i wyjątki z okresu przejściowego.
| Twój sklep | Co zmienia się 1 stycznia 2027 |
|---|---|
| Sprzedaż udokumentowana fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie | Koniec zwolnienia. Każdą fakturę, także dla firmy kupującej raz w roku, wystawiasz w KSeF. |
| Już wystawiasz faktury w KSeF (od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026) | Koniec faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP do 450 zł jako faktur uproszczonych poza KSeF. Ważne, jeśli masz też sprzedaż stacjonarną albo fakturujesz z kasy. |
| Sprzedajesz tylko konsumentom | Faktury B2C dalej nie muszą trafiać do KSeF. Faktury od dostawców odbierasz w KSeF od 1 lutego 2026. |
| Każdy podatnik | Według obecnej ustawy start kar pieniężnych za faktury poza KSeF. Projekt rządowy przesuwa go na 1 stycznia 2028. |
Jeśli Twoja sprzedaż na fakturach przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, obowiązek masz od 1 kwietnia 2026 i 2027 nie zmienia dla Ciebie zasad wystawiania. Zmienia za to ryzyko: błędy, które dziś uchodzą, od kar dzieli już tylko decyzja Sejmu. Ogólne zasady KSeF, strukturę FA(3) i tryby awaryjne opisuję w artykule KSeF w sklepie PrestaShop.
Kary KSeF 2027: co mówi ustawa, a co projekt
Według ustawy z 5 sierpnia 2025 o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203) za wystawienie faktury poza KSeF, gdy był obowiązek, grozi kara pieniężna do 100% kwoty VAT z tej faktury, a gdy faktura nie wykazuje VAT, do 18,7% kwoty należności ogółem. Przepisy o karach mają być stosowane od 1 stycznia 2027.
20 października 2026 Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji, który przesuwa stosowanie tych kar do końca 2027 roku, czyli kary ruszyłyby 1 stycznia 2028. Sejm skierował projekt do komisji 21 października, a 4 listopada 2026 sejmowa Komisja Finansów Publicznych przyjęła go bez poprawek. Zmiany mają wejść w życie 31 grudnia 2026. Ministerstwo Finansów zapowiada, że w 2027 urząd skarbowy i tak będzie reagował na faktury wystawiane poza KSeF: najpierw przypomni o obowiązku, a gdy to nie pomoże, sprawdzi, czy omijanie KSeF nie zaburza rozliczeń VAT.
Gdzie powstaje faktura: ERP, BaseLinker czy sklep
Faktura w KSeF to plik XML w strukturze FA(3), który dostaje numer KSeF w systemie Ministerstwa Finansów. Najważniejsza decyzja w sklepie brzmi więc: który system wystawia faktury i wysyła je do KSeF. Musi to być jedno miejsce dla wszystkich kanałów sprzedaży.
| Gdzie wystawiasz | Kiedy pasuje | Na co uważać |
|---|---|---|
| ERP, np. Subiekt GT | Masz magazyn i sprzedaż w Subiekcie, sklep przekazuje zamówienia do ERP. | Subiekt GT obsługuje KSeF 2.0 przez certyfikat KSeF. Produkcyjny KSeF działa tylko na bazie z zarejestrowaną licencją i Kontem InsERT. Odbiór faktur zakupowych też jest w Subiekcie. |
| Base (BaseLinker) | Sprzedajesz w sklepie i na Allegro, zamówienia i tak spływają do Base. | Integracja KSeF 2.0 wysyła tylko faktury wystawione w Base i dopisuje do PDF numer KSeF z kodem QR. Według Base nie pobiera faktur zakupowych z KSeF. |
| Program do faktur online | Mały sklep bez ERP, faktury dla firm sporadycznie. | Sprawdź obsługę KSeF 2.0, korekt i trybu offline oraz to, jak program pobiera dane zamówień ze sklepu. |
| Sam PrestaShop lub WooCommerce | Nie pasuje bez dodatkowego modułu lub integracji. | Faktura PDF ze sklepu nie jest fakturą ustrukturyzowaną i nie trafia do KSeF. |
Gdy łączysz sklep z Subiektem GT, model opisuję szerzej w artykule o integracji sklepu z Subiektem GT. Gdy zamówienia z Allegro i sklepu trafiają do Base, pomoże wdrożenie BaseLinker z audytem organizacji. Sklep na WordPressie konfiguruję w ramach usługi WordPress i WooCommerce.
Checklista przygotowania sklepu do KSeF 2027
Zabezpiecz też dostęp do certyfikatów i tokenów jak hasła do banku: przepływ faktur to dane finansowe Twoich klientów. Stały nadzór nad sklepem, integracjami i aktualizacjami prowadzę w ramach opieki i utrzymania sklepu.
Typowe pułapki w sklepach internetowych
- NIP po fakcie. Klient płaci jako osoba prywatna, a po tygodniu prosi o fakturę na firmę. Jeśli sprzedaż poszła przez kasę, a na paragonie nie ma NIP, faktury dla firmy do tego paragonu nie wystawisz.
- Brudne dane nabywcy. Nazwa firmy w polu „nazwisko”, NIP z kreskami lub z prefiksem PL, adres w jednym polu. Integracja musi to oczyścić albo odrzucić, zanim faktura pójdzie do KSeF.
- Dwa systemy wystawiają faktury. Sklep wysyła klientowi własny PDF, a Subiekt lub Base wystawia fakturę w KSeF z innym numerem. Klient dostaje dwa różne dokumenty, a w księgach robi się bałagan.
- Korekty poza KSeF. Faktury przyjętej do KSeF nie da się edytować ani usunąć. Każda zmiana to faktura korygująca w KSeF, a nabywca nie wystawi już noty korygującej.
- Zwroty i reklamacje. Zwrot od konsumenta rozliczasz jak dotąd, zwrot od firmy wymaga korekty faktury w KSeF. Sklep musi przekazać do ERP, której faktury dotyczy zwrot.
- Za pobraniem i płatności częściowe. Forma płatności i status zapłaty muszą trafić z zamówienia do faktury. Integracje płatności i przewoźników konfiguruję w ramach usługi integracje kurierskie i płatności.
- Kilka kanałów sprzedaży. Allegro, sklep i sprzedaż stacjonarna wystawiające faktury w różnych miejscach to najczęstsze źródło duplikatów. Zbierz je w jednym systemie.
Co z fakturami dla konsumentów (B2C)
Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF, także po 1 stycznia 2027. Ministerstwo Finansów potwierdza, że wystawianie faktur B2C w KSeF jest dobrowolne. Jeśli to zrobisz, sposób przekazania faktury klientowi ustalasz z nim, np. PDF wysłany mailem.
W praktyce wiele sklepów wystawia w ERP wszystkie faktury tak samo, bo jeden przepływ jest prostszy niż dwa. To decyzja biznesowa: dla klienta indywidualnego ważne jest tylko to, żeby dostał czytelny dokument tak, jak obiecuje regulamin sklepu.
Harmonogram na listopad i grudzień 2026
| Kiedy | Co zrobić |
|---|---|
| Do 15 listopada | Ustal termin i miejsce wystawiania faktur, nadaj uprawnienia w KSeF, zamów brakujące licencje. |
| Do 20 listopada | Formularz zamówienia z polem NIP i mapowanie danych na kopii sklepu. Potem zamrożenie zmian na Black Week. |
| 23-30 listopada | Black Week i Cyber Monday. Żadnych wdrożeń integracji w szczycie sprzedaży. |
| 1-18 grudnia | Wdrożenie produkcyjne, testy korekt i zwrotów, instrukcja dla obsługi sklepu. |
| 31 grudnia | Ostatni dzień faktur z kas i paragonów z NIP do 450 zł poza KSeF. Koniec zwolnienia dla najmniejszych. |
| 1 stycznia 2027 | KSeF obowiązkowy dla wszystkich. Pierwsze dni: kontrola odrzuconych faktur codziennie. |
FAQ
KSeF 2027 - dla kogo zmienia się coś od 1 stycznia?
Od 1 stycznia 2027 faktury w KSeF muszą wystawiać także najmniejsi podatnicy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Kończy się też wyjątek dla faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP do 450 zł. Większe firmy wystawiają faktury w KSeF już od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026.
Czy sklep, który sprzedaje tylko konsumentom, musi korzystać z KSeF?
Faktur dla konsumentów nie musisz wystawiać w KSeF, to dobrowolne. Każda faktura dla firmy, nawet sporadyczna, musi już jednak trafić do KSeF. Większość Twoich dostawców (hurtownia, kurier, hosting) wystawia faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026, najwięksi od 1 lutego, więc dostęp do systemu i tak się przyda.
Jakie są kary KSeF w 2027 roku?
Obecna ustawa o VAT przewiduje od 1 stycznia 2027 kary do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a gdy faktura nie wykazuje VAT, do 18,7% kwoty należności. 20 października 2026 rząd przyjął projekt, który przesuwa stosowanie tych kar na 1 stycznia 2028. 4 listopada 2026 sejmowa komisja finansów publicznych przyjęła go bez poprawek, ale ustawa nie jest jeszcze uchwalona. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje bez zmian.
Czy Subiekt GT ma integrację z KSeF?
Tak. Subiekt GT obsługuje KSeF 2.0: wysyła faktury, faktury zaliczkowe, uproszczone i korekty oraz pobiera faktury zakupowe. Komunikacja odbywa się przez certyfikat KSeF, a z produkcyjnym KSeF łączy się tylko baza z zarejestrowaną licencją i podłączonym Kontem InsERT. Sklep ma dostarczać do Subiekta komplet poprawnych danych zamówienia.
Czy BaseLinker wysyła faktury do KSeF?
Tak, Base (dawniej BaseLinker) ma integrację z KSeF 2.0, ale wysyła tylko faktury wystawione w Base i dopisuje do PDF numer KSeF z kodem QR. Według dokumentacji Base nie pobiera faktur zakupowych z KSeF, więc do odbioru kosztów potrzebujesz innego programu. Token KSeF dla Base nadaj tylko z uprawnieniem do wystawiania faktur.
Klient firmowy nie podał NIP w zamówieniu. Czy mogę wystawić fakturę na firmę później?
Jeśli sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie, a paragon nie zawiera NIP nabywcy, faktury dla firmy do tego paragonu nie wystawisz (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Dlatego pole NIP i wybór faktury na firmę muszą być w formularzu zamówienia, zanim zostanie wydrukowany paragon.
Jak zrobić korektę faktury w KSeF po zwrocie towaru?
Fakturę przyjętą do KSeF poprawiasz wyłącznie fakturą korygującą wystawioną w KSeF, korekt może być tyle, ile trzeba. Nabywca nie może już wystawić noty korygującej. Gdy faktura trafiła do złej firmy, wystawiasz korektę do zera i nową fakturę na właściwego nabywcę.
Ile kosztuje przygotowanie sklepu do KSeF?
Zależy od tego, gdzie powstają faktury i ile kanałów sprzedaży masz. Przegląd przepływu faktur i poprawki formularza zamówienia w małym sklepie to zwykle kilka godzin pracy, pełna integracja PrestaShop lub WooCommerce z Subiektem GT to osobny projekt. Pracuję w stawce 120 zł netto za godzinę, dokładną wycenę podaję po krótkiej rozmowie.
Przygotuję Twój sklep do KSeF przed 1 stycznia 2027: sprawdzę, gdzie powstają faktury, poprawię formularz zamówienia i połączę PrestaShop lub WooCommerce z Subiektem GT albo BaseLinkerem tak, żeby faktury trafiały do KSeF bez ręcznego przepisywania.
Zapytaj o wycenęŹródła (stan na 4 listopada 2026)
- Etapy wdrożenia KSeF 2.0 i pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów.
- Rada Ministrów za odroczeniem kar za błędy w KSeF, podatki.gov.pl, 22.10.2026.
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 1203).
- Obsługa KSeF w programie Subiekt GT, InsERT.
- Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, Base.
Powiązane artykuły z bazy wiedzy
- KSeF w sklepie PrestaShop - jak przygotować e-commerce na e-faktury
- Integracja sklepu z Subiektem GT
- Integracja Allegro z PrestaShop przez BaseLinker
- Przygotowanie sklepu do Black Friday 2026
Administrator IT i wykonawca e-commerce, integracje sklepów z Subiektem GT. Warszawa i zdalnie. Opublikowano 4.11.2026.